Хотелось бы поделиться опытом работы с электронными аудиовизуальными документами, накопленным в Российском государственном архиве кинофотодокументов.

Своё выступление я бы хотела построить следующим образом. Сначала я расскажу об электронных аудиовизуальных документах, с которыми наш архив давно работает и в отношении которых не возникает неразрешимых вопросов. А далее расскажу о видах электронных документов и типах носителей, в работе с которыми существуют различного вида проблемы и вопросы.

Хочу отметить, что в РГАКФД отсутствуют списки организаций – источников комплектования, как утратившие своё практическое значение. Несмотря на их отсутствие, архив ежегодно принимает около 6 тысяч аудиовизуальных документов: фото-, кино-, видео- и электронных аудиовизуальных документов.

Большую часть составляют видеодокументы, принимаемые в соответствии с Федеральным законом от 29.12.1994г. №77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов». Начиная с 2004 года, когда РГАКФД вошёл в федеральный закон, осуществляется плановый прием обязательных экземпляров видеодокументов от различных видеостудий страны, которым необходим прокат их произведений на территории Российской Федерации.

Порядок приема обязательных экземпляров видеодокументов закреплен в разработанном специалистами отдела комплектования «Регламенте приема-передачи видеодокументов на постоянное государственное хранение в РГАКФД» (последняя редакция 2020 года). Регламент содержит требования к принимаемым на постоянное хранение видеодокументам (требования к комплектности, требования в видеозаписи фильма, требования к текстовой сопроводительной документации и прочее). Регламент, по сути, является руководством к действию для производителей обязательных экземпляров видеодокументов.

Изначально видеодокументы принимались на кассетах профессионального формата Betacam SP с аналоговым типом сигнала, позднее на кассетах профессиональных форматов Digital Betacam и HDcam с цифровым типом сигнала. Форматы носителей были выбраны не случайно: так, чтобы последующий формат был совместим с предыдущим в плане воспроизведения. Цифровые форматы Digital Betacam и HDcam можно было бы отнести к электронным видеодокументам, которыми по сути они являются, но изначальная запись осуществляется при помощи специального цифрового оборудования, и рассматривать их как отдельно существующие файлы невозможно.

Комплект принимаемых на постоянное хранение обязательных экземпляров видеодокументов включает:

- кассеты профессиональных форматов Digital Betacam или HDcam;

- просмотровую копию на DVD с тайм-кодами;

- текстовую сопроводительную документацию (паспорт технических характеристик, аннотацию фильма, справку о продолжительности демонстрации фильма, музыкальную справку, монтажный лист и др.).

Специалистами архива была разработана и утверждена методической комиссией архива форма описи видеодокументов, содержащая всю необходимую информацию.

Следующие электронные аудиовизуальные документы, о которых мне бы хотелось рассказать, это электронные фотодокументы. Плановый их прием начат с 2012 года, когда в архив поступили электронные фото- и видеодокументы от ликвидированной Государственной корпорации «Олимпстрой».

Вначале было много вопросов, на каких носителях принимать электронные фотодокументы, в каких форматах, какие метаданные необходимо вносить в опись и т.д. Но, накопив определенную статистику в работе с ними, а также изучив нормативные документы. В основном локальные государственных и муниципальных архивов, была разработана Инструкция «порядок приема-передачи на постоянное хранение электронных фотодокументов».

В РГАКФД принимаются электронные фотодокументы, созданные при помощи цифровой фототехники и имеющие исходные параметры, полученные в момент их создания. Такие электронные фотодокументы в большинстве своём имеют расширение JPEG. А также электронные фотодокументы, полученные путем копирования (сканирования) аналоговых фотодокументов. Такие документы принимаются со следующими параметрами: формат JPEG, TIFF (предпочтение TIFF), разрешение (количество точек на дюйм) не менее 600 dpi, размер изображения не менее 13х18 см (1500х2102 точек), с глубиной цвета не менее 24 бит, объемом не менее 2,5 Мб.

Экспертиза ценности проводится также, как и с аналоговыми фотодокументами, на основании общих и специфических критериев только посредством экрана компьютера.

Отобранные электронные фотодокументы помещаются в отдельную электронную папку, которая в дальнейшем после утверждения описи фотодокументов Экспертно-проверочной комиссией архива, передается в отдел обеспечения сохранности по локальной сети.

Вся информация о новых поступлениях фотодокументов, в том числе электронных, вносится в ПИК «Каиса-Архив» с присоединением сжатых изображений фотодокументов. В базе данных формируется опись электронных фотодокументов, которая была разработана специалистами архива и утверждена методической комиссией РГАКФД.

Теперь об электронных документах, в отношении которых возникают определенные сложности и вопросы. Электронные видеодокументы. Помимо обязательных экземпляров видеодокументов ведется прием видеодокументов, в том числе электронных в рамках договорных отношений от организаций и частных лиц. Поскольку поступления таких документов носили эпизодический характер, то после проведения экспертизы ценности, аннотирования и утверждения описей, такие документы копировались на кассеты  профессиональных форматов Digital Betacam или HDcam. Например, электронные видеодокументы упомянутой выше Государственной корпорации «Олимпстрой».

В 2018 году по поручению Федерального архивного агентства государственные и муниципальные архивы со всех регионов нашей страны присылали видеопрезентации, созданные ими к 100-летию государственной архивной службы России. Общее количество принятых на хранение видеопрезентаций 1020.

Несмотря на то, что РГАКФД обозначил технические параметры сдаваемых на хранение файлов, получили мы самые разношерстные произведения, даже презентации слайдов PowerPoint. Это объясняется разными возможностями архивов как материальными, так и техническими. В итоге мы получили файлы всевозможных расширений: mp4, mpeg, mov, avi и др.

Остро встал вопрос, на каком носителе можно хранить большой объем информации с разными расширениями файлов. Идеально подошел накопитель информации LTO, с которым архив уже работал (оцифрованные кинодокументы хранятся на таких накопителях). Объем LTO накопителя составляет 6 Тб. Также кассеты LTO можно использовать в работе роботизированной ленточной библиотеки, которая, надеемся, появится в новом здании архива.

Была разработана и утверждена методической комиссией архива опись электронных видеодокументов.

Также в РГАКФД были приняты две базы данных фотодокументов «Семейные фотохроники Великих войн» от Межрегиональной благотворительной общественной организации «Социальная сеть добровольческих инициатив СоСеДи», которые просто храним. Поскольку пока не понятно, что с ними делать.

Подводя итоги, хотелось бы обозначить основные проблемы, возникающие при комплектовании электронными аудиовизуальными документами:

1. Слабое методическое обеспечение вопросов комплектования государственных архивов аудиовизуальными документами усложняет прием аудиовизуальных документов на постоянное государственное хранение.
2. Отсутствие единых стандартов и регламентов передачи электронных аудиовизуальных документов на постоянное хранение в архив негативно отражаются на оперативном включении такого рода документов в состав Архивного Фонда Российской Федерации.
3. Закрепленные в разработанных локальных нормативных документах РГАКФД данные получены эмпирическим путём, разработаны с учётом практики работы с аудиовизуальными документами.
4. Электронные аудиовизуальные документы требуют оперативной обработки, не требующей отлагательств. Все принимаемые на постоянное хранение в РГАКФД документы поступают в неупорядоченном состоянии. И если аналоговые документы при соблюдении определенного режима хранения, могут продолжительное время ждать своей очереди на проведение экспертизы ценности, атрибуции, аннотирования и расшифровки, то электронные – нет.