В настоящее время, когда развитие новейших информационных технологий идет самыми стремительными темпами, аудиовизуальные документы стали занимать главенствующие позиции в самых различных областях. ФКУ «Российский государственный архив кинофотодокументов» занимает свое особое место не только как архивохранилище национальных кинофотовидеодокументов, но и как неотъемлемое звено в цепи создания информационных продуктов в СМИ, в издательских и выставочных проектах, в теле- и кинопроизводстве, в научных исследованиях, являясь уникальным технотронным архивом в нашей стране. Аудиовизуальные документы РГАКФД настолько разнообразны, что способны рассказать о всех важнейших, и не только, событиях в нашей стране и за рубежом. В связи с этим, трудно переоценить огромную значимость одной из самых богатейших в мире коллекций аудиовизуальных документов, которая собрана в РГАКФД и на 2018 год составляет 252 293 единицы хранения кинодокументов начиная с первой киносъёмки в России 1896 г. – коронации императора Николая II по настоящее временя, 22 042 единицы хранения видеофонограмм с 1993 года по настоящее время, а также около 1 500 000 единиц хранения фотодокументов с 1850 годов по настоящее время.

Современный период развития архивного дела в нашей стране характеризуется неуклонным ростом потребностей общества в ретроспективной документной информации, что вызывает необходимость совершенствования работы архивов по их информационному обеспечению, требует поиска наиболее эффективных форм и методов обслуживания пользователей информации.

Сегодня неотъемлемой частью нашей жизни стала компьютерная сеть Интернет, которая достигла самых отдаленных уголков нашей страны. Само ее существование, ставшее привычным и незаменимым, кардинально изменило принципы общения и принципы работы с документами, в том числе и с кинофотовидеодокументами.

Все аудиовизуальные документы, хранящиеся в РГАКФД, находятся в открытом доступе для пользователей всех категорий.

В 2002 году был открыт официальный сайт РГАКФД, где были размещены электронные кино- и видео-каталоги. В 2004 г. начала работать электронная база фотодокументов АРХИВ-КАИСА, в которую наряду с фондовым материалом вносятся новые поступления фотодокументов. Несмотря на все усилия, принимаемые по интенсификации работы по вводу в базу фотодокументов, только более 300 000 единиц хранения введено в электронный фотокаталог.

Тем не менее, Архив уделяет серьёзное внимание созданию традиционных карточных каталогов.

На сегодняшний день количество обращений к электронным каталогам опередило обращения к традиционным каталогам. Однако, поскольку электронный кинокаталог содержит только краткую аннотацию на документ, по-прежнему, сохраняется необходимость обращения к традиционному каталогу и монтажным листам на кинодокументы.

В отличие от электронного кинокаталога, в электронном фотокаталоге есть не только аннотация на фотодокумент, но и изображение, что значительно облегчает работу пользователей дистанционно. Пользователь, оформив личное заявление или гарантийное письмо от организации, может заказать изготовление копий с отобранных фотодокументов. При этом с пользователем заключается Договор, выписывается счет и отправляются пользователю в виде сканированных изображений. После подписания Договора и оплаты счета производиться копирование и отправка копий почтой России пользователю. К сожалению, как говорилось выше, в электронном фотокаталоге чуть более 300 000 фотодокументов и в большинстве случаев пользователям необходимо посещать архив и работать с традиционными каталогами.

Работа по редактированию и пополнению кинофотовидеокаталогов, как электронных так и традиционных, ведется в архиве постоянно.

Результатом возможности дистанционно ознакомиться с содержанием кинофотовидеодокументов архива стало значительное увеличение числа запросов от различных учреждений, организаций и отдельных граждан Российской Федерации, стран ближнего и дальнего зарубежья.

Ежегодно в читальные залы РГАКФД поступает несколько сотен различных запросов. Так за 2017 год было выполнено 740 письменных запросов и более 450 запросов по телефону. Это не только тематические запросы, а также биографические и генеалогические запросы. В 2016 г. РГАКФД присоединился к Автоматизированной информационной системе регистрации, учёта и контроля исполнения запросов (АИС «Запросы»). В данной системе регистрируются все запросы, поступившие в Архив. Теперь оперативно можно отследить, поступил ли запрос в архив и на какой стадии исполнения он находится.

Говоря о запросах, получаемых по электронной почте, хочется отметить не совсем приятные тенденции в современном эпистолярном жанре. Часто мы получаем практически анонимные запросы, когда не известны: фамилия, имя, отчество пользователя, место проживания, телефон, цель дальнейшего использования копий архивных документов. Иногда не понятно, обращается это организация или частное лицо, а есть только электронный адрес и ник, то есть псевдоним пользователя в Интернете. В результате такой переписки, выясняя все необходимые данные, сотрудники отдела информационного обеспечения тратят достаточно много рабочего времени.

Для удобства пользователей с 1 апреля 2018 года изменен график работы читальных залов: читальные залы принимают пользователей по средам с 9 до 20 часов.

Сегодня для того, чтобы отобрать и заказать кинофотовидеодокументы для просмотра и копирования, не всегда обязательно посещать архив лично. Развитие Интернета и, вследствие этого, повышение электронного документооборота, сделало сроки исполнения заказов минимальными. Но, в настоящее время всё еще сохраняется необходимость сокращения сроков исполнения заказов по копированию кинофотовидеодокументов, что требует, возможно, перехода на совершенно новые высокотехнологичные системы предоставления информации пользователям. Вероятнее всего, что читальный зал ближайшего будущего потребует абсолютно нового технического оснащения. Такие возможности у архива появятся с введением в действие нового лабораторного корпуса в 2019 году.

Помимо принципиально нового оснащения в РГАКФД будет многофункциональный кинозал на 200 мест с соответс�