РГАКФД - комплектующийся архив. Его фонд ежегодно пополняется более чем 2000 единиц хранения фотодокументов, 1000 ед. хр. кинодокументов, 300 ед. хр. видеодокументов профессионального формата.

Собиранием аудиовизуальных документов занимается отдел комплектования и ведомственных архивов, созданный в 1961 году. Основными задачами архива по данному направлению деятельности являются:

• организация передачи на постоянное хранение в Архив аудиовизуальных документов;
• организация работы с учреждениями и частными лицами, передающими аудиовизуальные документы на постоянное хранение в Архив;
• оказание организационно-методической помощи по профильным вопросам организациям и частным лицам.

Комплектование Архива аудиовизуальными документами осуществляется на основе ФЗ «Об обязательном экземпляре документов», а также Договоров на передачу аудиовизуальных документов, которые предусматривают передачу на постоянное хранение в Архив кинофотовидеодокументов и определяют отношения сторон по их использованию.

В 2009 году Российский государственный архив кинофотодокументов продолжил формирование Архивного фонда РФ аудиовизуальными документами.

Так, на постоянное хранение в архив приняты 6603 ед.хр. кинодокументов от различных киностудий страны. Участие в Федеральной целевой программе «Культура России» позволило архиву значительно превысить плановые показатели приёма кинодокументов, упорядочить и принять на постоянное хранение кинодокументы двух Фильмофондов: Северо-Кавказской и Самарской (Куйбышевской) студий кинохроники.

Кроме того, принимались кинодокументы производства киновидеостудий «Отечество», Санкт – Петербургской студии документальных фильмов, Восточно – Сибирской киностудии и др.

Приняты на постоянное хранение 7573 ед.хр. фотодокументов, большая часть из которых является составной частью личного архива фотокорреспондента, мастера фоторепортажа Б.Е. Вдовенко

Фотодокументы передавались также из личных архивов В.С. Тарасевича, М.С. Наппельбаума, О.А. Мерцедина и др.

Проводилась экспертиза ценности фотодокументов журнала «СССР на стройке», фотодокументов из личных архивов Свищёва-Паолы, М.С. Наппельбаума и др.

Новые поступления фотодокументов описывались и вводились в комплексную автоматизированную информационную систему «АРХИВ- КАИСА» для последующего размещения в Internet и предоставления потенциальным пользователям архивной информации.

В течение 2009 года на постоянное хранение в архив переданы 300 ед.хр. видеодокументов, записанных в профессиональном формате.

Видеодокументы поступили от Санкт-Петербургских студий документальных и научно-популярных фильмов, Нижнее-Волжской студии кинохроники, Свердловской киностудии, квс «Юность», «Риск», от студий «Киностудия «Параджаноф фильм», «Авангард», «КС-фильм», «Мастер-фильм», «Арчи-фильм», «Остров», «Искра-ТВ», «Сабантуй», «Точка зрения», «Зов», «Караван-Арт», Центра национального фильма, «Кинокомпании АМА», Пресс-службы Государственной Думы РФ и др.

В 2009 году архив продолжил работу по выполнению ФЗ «Об обязательном экземпляре документов». В соответствии с ним в РГАКФД поступили более 100 ед.хр. кинодокументов и 800 ед.хр. видеодокументов, записанных в профессиональном формате. Обязательные аудиовизуальные документы поступали в архив практически из всех регионов России от государственных и негосударственных киновидеостудий, а также от частных лиц. Многие из видеофильмов поступали в архив в неудовлетворительном техническом состоянии. Архив вынужден был возвращать их студиям для исправления технических дефектов и вновь проверять. Такая работа потребовала значительного привлечения людских ресурсов и сверхнормативной работы техники.

Это вызвало обеспокоенность архива, Департамента кинематографии МК РФ. Ряд совместных совещаний с привлечением НИКФИ позволил выработать единую политику по отношению к обязательным экземплярам видеофильмов и разработать пакет документов, регулирующих процесс передачи в архив документальных видеофильмов, поступающих в соответствии с ФЗ «Об обязательном экземпляре документов».

В целях уточнения порядка передачи на хранение исходных фильмовых материалов национальных фильмов п р и к а з ы в а ю:

Внести изменения в Положение о национальном фильме, утвержденное приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 27.09.2004 № 60 "Об утверждении Положения о национальном фильме" (Российская газета, № 260, 24.11.2004), изложив пункты 7,8 и 9 в следующей редакции:

"7. Комплекты исходных фильмовых материалов национальных фильмов (игровых, анимационных, научно-популярных) в случае полного государственного финансирования их производства передаются продюсером на постоянное хранение в Государственный фонд кинофильмов Российской Федерации; документальных фильмов и киножурналов - в Российский государственный архив кинофотодокументов. Перечень исходных материалов, сдаваемых на постоянное хранение, определяется Приложением № 2.

8. Порядок передачи на хранение исходных материалов национальных фильмов, получивших частичное государственное финансирование, устанавливается договором между Агентством и продюсером этих национальных фильмов с учетом пункта 7 настоящего Положения.

9. До передачи исходных материалов национальных фильмов на хранение в Государственный фонд кинофильмов Российской Федерации или Российский государственный архив кинофотодокументов продюсер обеспечивает их сохранность".